De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) automatiseert meer dan 100 subsidie types in Brussel

De Vlaamse Gemeenschapscommissie - VGC is een overheidsinstelling die het Nederlandstalige leven in Brussel ondersteunt en uitbouwt. Zo kan iedereen in Brussel genieten van betere scholen en opleidingen, meer cultuur en activiteiten in de vrije tijd en van een goede zorg. De VGC is in Brussel (Brussels Hoofdstedelijk Gewest) als inrichtende macht bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden (welzijn en gezondheid) aangelegenheden. Eén van de kerntaken van de VGC bestaat erin om overheidssubsidies toe te kennen aan diverse Nederlandstalige organisaties die werkzaam zijn binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Elke soort subsidie heeft een specifiek kader. Deze subsidies worden toegekend aan organisaties van diverse achtergronden uit de beleidsdomeinen van ‘Onderwijs en Vorming’, ‘Cultuur, Jeugd en Sport’ en ‘Welzijn, Gezondheid en Gezin’. Ook de centrale diensten van de Leidend Ambtenaar ‘Communicatie & ICT’ en ‘Stedelijk beleid’ geven subsidies. Vanuit ‘Financiën, Begroting & Aankoop’ en ‘Personeel, HRM & Onthaal’ worden ook enkele specifieke subsidies gegeven.

Het gedrag van de backoffice en de functionaliteit van het digitale portaal zal worden ingesteld via CMMN modellen. De ontwerpen worden omgezet in runtime-functionaliteiten die worden aangeroepen door taken uit te voeren, vaak ad hoc, in lijn met de visie van Adaptive Case Management.

De oplossing bestaat uit de volgende bouwstenen:

Digitaal portaal: de functionaliteiten die ter beschikking gesteld worden aan de gebruikers van het E-loket (Inrichtende machten en andere organisaties) voor het aanvragen en opvolgen van subsidies + ondersteunende systeem functionaliteiten.

Backoffice: de functionaliteiten die ter beschikking gesteld worden aan de gebruikers van de Backoffice (VGC dossierbehandelaars) + ondersteunende systeem functionaliteiten.

Integraties: het Nimbl contactbeheer is geïntegreerd met de VGC CRM-oplossing en de bestaande SharePoint-oplossing is geïntegreerd voor documentbeheer.

Voor de VGC is er een duidelijke impact op verschillende niveaus:

• Voor de scholen is door de digitale e-loket omgeving nu ‘zelfservice’ de norm.
• Master data kwaliteit is enorm gestegen omdat wijzigingen kunnen doorgegeven worden via het eloket.
• Inzicht voor klant en VGC in status en details van subsidieaanvragen
• Directe communicatie eloket-backoffice maakt verwerking mogelijk en vooral snelheid van antwoord is enorm gestegen
• Transparantie en uniformiteit in het werk, zonder accenten voor vrijheid te verliezen. Subsidieberekeningen zijn bijvoorbeeld bewust nog een stuk kenniswerk gelaten
• Complexe aanvraagformulieren in eigen beheer via formulierdesigner.
• Gefaseerde aanpak rendeert, beleidsdomein per beleidsdomein kan worden toegevoegd op termijn.