Department Cultuur, Jeugd en Media automatiseert meer dan 100 soorten subsidies

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media fungeert als een schakel tussen de samenleving en het beleid, en bevordert de ontwikkeling van culturele en sociale ruimtes met een langetermijnperspectief. Het departement is verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het Vlaams beleid betreffende cultuur, jeugd en media.

Binnen de afdeling wordt case management gebruikt voor de administratieve verwerking van subsidies, erkenningen en vergunningen. 'De implementatie van een uniforme oplossing voor de uitvoering van onze kernactiviteiten heeft geleid tot een efficiëntere interne werking,' legt Gert Willems uit, hoofd van het IT-team van de afdeling. 'Voorheen was er een gefragmenteerd softwarelandschap. Binnen de afdelingen had elk team zijn eigen kleine Microsoft Access-toepassing. Als gevolg hiervan moesten de zaakbehandelaars dezelfde gegevens meerdere keren invoeren in het klantenregister (CIB) dat is gekoppeld aan de verrijkte bedrijfswegkruisbank (VKBO), in de financiële software Orafin, in het documentbeheersysteem, enzovoort. 
 
Willems vervolgt: 'Met het geleverde case management systeem is er één platform van waaruit je alle systemen kunt voorzien van de benodigde gegevens. Daarnaast is het ook mogelijk om die gegevens weer te extraheren en om rapportages over de zaken te maken.'

Door het gebruik van een enkele oplossing voor zaakbeheer zijn de interne operaties binnen de teams aanzienlijk verbeterd. 'Omdat onze zaakbehandelaars minder acties hoeven uit te voeren, verwerken we meer zaken in minder tijd. Menselijke fouten worden ook voorkomen. Ondertussen bevat de applicatie al ongeveer 32.500 zaken; voornamelijk met betrekking tot operationele subsidies, projectsubsidies, erkenningen en vergunningen,' verduidelijkt Willems.

'In tegenstelling tot maatsoftware werd de configuratie van de software uitgevoerd door onze eigen medewerkers. Dit betekende wel dat er extra werk gedaan moest worden door de zaakbehandelaars zelf. We hadden al een procesanalyse uitgevoerd, maar we hadden de vertaling van procesbeschrijving naar inhoud enigszins onderschat.
 
'Het is vermeldenswaard dat er ingebouwde flexibiliteit is om gemakkelijk nieuwe ontwikkelingen zoals een nieuw decreet te accommoderen,' legt Willems uit. Bij complexe vraagstukken kunnen we altijd rekenen op onze softwareleverancier'

De oplossing voor casemanagement is ten voordele van de afdeling. Willems: 'Door een generieke oplossing te implementeren, zijn we in staat geweest om een zo breed mogelijke ondersteuningsbasis voor het project te creëren. Iedereen die betrokken is bij de opvolging van zaken binnen de Afdeling kan profiteren van de initiële inspanningen. Tegenwoordig is het aantal gebruikers binnen de afdeling en de agentschappen gegroeid tot 400. Natuurlijk is er altijd een zekere mate van maatwerk nodig, maar als je een gestandaardiseerde oplossing als uitgangspunt neemt, kun je net iets meer tijd investeren in het noodzakelijke maatwerk.' 

Willems: 'Met het Nimbl-team vindt er intensieve samenwerking plaats om de nodige aanpassingen en functionele uitbreidingen te bieden. Zo hebben we vorig jaar case management gekoppeld aan de centrale toegang en het gebruikersonderhoud van de Vlaamse overheid. Gemiddeld is er om de twee weken een vergadering met een van de consultants die bekend zijn met het project. Kijkend naar de toekomst ligt er een plan op tafel om de backoffice te integreren met het digitale tekenboek, een ander bouwsteen van de Vlaamse overheid. Deze stap maakt het mogelijk om de gehele keten te digitaliseren tot aan de Minister; de Minister zal dus in staat zijn om besluiten digitaal te ondertekenen.'