Nederlandse College voor de Toelating van Gewasbeschermingsmiddelen en Biociden (Ctgb)

Het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden (Ctgb) beoordeelt of gewasbeschermingsmiddelen en biociden veilig zijn voor mens, dier en milieu voordat ze worden verkocht.

Het Ctgb is onafhankelijk, maar opereert wel binnen Europese en nationale wetgeving en beleidsregels. De beoordelingen van door het Ctgb toegelaten middelen zijn voor een groot deel openbaar. Zo kan iedereen achterhalen op basis van welke onderzoeken het Ctgb een middel toelaat en welke overwegingen daarbij een rol hebben gespeeld.

Daarnaast adviseert het Ctgb op basis van zijn technisch-wetenschappelijke deskundigheid verschillende ministeries over wet- en regelgeving en beleid over gewasbeschermingsmiddelen en biociden.

Ctgb implementeerde een nieuw organisatiebreed samenwerkingsplatform op basis van Nimbl case management en Microsoft SharePoint Online.

De primaire processen voor beoordelings- en autorisatieprocessen en de ondersteunende interne Ctgb-processen werden geanalyseerd en met behulp van CMMN vertaald naar casusmodellen: bestuursvergaderingen (“Collegevergadering”), service aanvragen, interne beleidsregels, juridische zaken, ...

De gegevens van een bestaande CRM-applicatie werden gemigreerd naar de contact management module van Nimbl. Daarnaast werden voorbereidingen getroffen voor het opzetten van een klantenportaal waar aanvragers en vergunninghouders via digitale formulieren een vergunning kunnen aanvragen (renuwal, aanpassing, ...) en aanvragen en vergunningen kunnen opvolgen.

De door de aanvrager aangeleverde documenten en de werk- en beslisdocumenten van het Ctgb worden opgeslagen in SharePoint Online. De naadloze integratie van Nimbl, SharePoint Online en Office 365 vergemakkelijkt de samenwerking tussen documenten.

Verder zijn er koppelingen ontwikkeld tussen Nimbl case management en andere kernsystemen van het Ctgb:

• Op het juiste moment in het aanvraag- en beoordelingsproces injecteert Nimbl facturen in de financiële oplossing.
• Betalingsinformatie stroomt dan automatisch terug, waar het volgende stappen in het proces triggert.Via integratie met de bestaande op maat gemaakte planningsengine orkestreert Nimbl de planning van wetenschappelijke beoordelaars en bewaakt en toont de voortgang van elke aanvraag die het systeem binnenkomt.
• Wanneer het team van beoordelaars tot een besluit is gekomen en dit is gevalideerd door het bestuur, wordt het formele besluit gepubliceerd in het register van geautoriseerde producten (MST). 
• Tot slot wordt de rapportage over aanvraag-, autorisatie- en procesgegevens uit zowel Nimbl als de gekoppelde Ctgb-systemen gerealiseerd door het opzetten van een Data Warehouse met daarop gebruiksvriendelijke en overzichtelijke Power BI-dashboards.