Vergunning E-loket, partnerportaal en beheer voor Dienst Controle Strategische Goederen (DCSG)
Organisatie
Het Departement Buitenlandse Zaken behartigt de internationale relaties van de Vlaamse Regering. Het staat in voor de coördinatie van het internationale en Europese optreden van Vlaanderen en heeft daarom de leiding over de relaties van Vlaanderen met buitenlandse overheden, de Europese Unie en internationale organisaties.
Daarnaast is het Departement verantwoordelijk voor:
de voorbereiding en evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering op het vlak van buitenlandse zaken, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen
de communicatie over het internationale beleid van de Vlaamse Regering
de financiering en ondersteuning van projecten, programma's en organisaties ter uitvoering van het Vlaams regeringsbeleid voor zover deze niet is toevertrouwd aan de agentschappen van het beleidsdomein internationaal Vlaanderen
de controle op de internationale handel in strategische en militaire goederen
de omzetting en monitoring van de naleving van internationale engagementen en verbintenissen
de vergunning en controle van reisbureaus, toeristische verhuurkantoren en toeristisch logies in Vlaanderen
de bewaking van de interne samenhang van het internationaal Vlaams overheidsoptreden.
Oplossing
Analyse zorgde voor een duidelijke case definitie waar de verdere details in case modellen werden uitgewerkt naar data en activiteiten: Machtiging, aanvraag Dual Use, Aanvraag Militaire doeleinden, Aanvraag Civiele vuurwapens, inbreuk, advies, enz.
Inloggen in de E-loket toepassing kan via verschillende authenticatie mechanismen, waaronder de Belgische E-id of de Itsme toepassing. Een eindgebruiker kan (mits machtiging) voor zichzelf als persoon of als verantwoordelijke voor een onderneming verschillende types aanvragen lanceren. Bij deze aanvragen horen dan typisch adviezen en officiële communicaties tussen aanvrager en het departement zelf.
Voor het E-loket is gealigneerd met de beschikbare web componenten van de Vlaamse overheid (Webuniversum) en staat gebruiksvriendelijkheid centraal. De eindklanten en partners van BUZA hebben een portaal waar alles overzichtelijk terug te vinden is en van waar ze snel kunnen communiceren met BUZA zelf.
De impact voor het departement:
Als impact op de organisatie is vooral de digitalisering zelf al een grote winst in tijd naar de operationele dossierverwerking. Er kunnen meer aanvragen worden verwerkt binnen dezelfde tijd.
Ten tweede ondersteunt het systeem de adviseurs van DSCG nu beter in hun werking om effectief de juiste dingen op het juiste moment te doen (regel logica in de modellen) en zorgt er dus mee voor dat 99%+ correctie adviezen worden afgeleverd, eveneens ondersteund met termijnbewaking zodat wettelijke termijnen worden gebord.
Een centrale verwerking van inkomende communicaties, direct gelinkt aan het juiste dossier zorgt voor een hogere snelheid van verwerking en dus een hogere klanttevredenheid.
Rapportering op vraag van de minister (die redelijk ad-hoc analyses vragen in functie van actuele mondiale politiek) is eenvoudiger door structuur in de dossierdata en eenduidige statussen (gebaseerd op de krijtlijnen van de casemodellen).